huy......huy........welcome..!!!!!

Terimakasih Tuhan,,,,,,,,,,,,untuk segalanya..........kau berikan lagi kesempatan ini.........................bless to you !!!

Rabu, 10 Maret 2010

Belajar alat administrasi perkantoran di SMKN 2 MAGELANG

http://siblog.akprind.ac.id
1. Mesin Pengganda:

a) Mesin Fotocopy merupakan mesin cetak yang memiliki kemampuan mencetak naskah atau dokumen secara cepat, dapat untuk memperbesar (zoom) dan memperkecil (reduction) dan dapat juga full size (sesuai dengan ukuran dokumen asli) serta dapat outomatic document feeder yaitu dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil foto copy dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.

b) Mesin Stensil merupakan mesin pengganda dokumen dengan menggunakan tinta/kertas berkarbon khusus melalui kertas cetak (spirit duplicator sheet) yang telah diketik/dibuat tekanan khusus sehingga bila bagian ini terkena atau terbasahi spiritus berfungsi sebagai tinta pencetak. Mesin ini ada dua macam yaitu manual yang digerakkan menggunakan tangan dan listrik menggunakan tenaga listrik

c) Risograph merupakan salah satu mesin pengganda yang memiliki cara kerja yang lebih cepat dan memiliki bebrapa kelebihan sebagai berikut :

1. Mudah dipakai dan otomatis
2. Memiliki kecepatan kontrol cetak
3. Kemampuan untuk mencetak ulang
4. Cetakan dapat diprogram
5. Dapat mencetak dari dua sisi (bolak–balik)
6. Dapat dicetak dengan warna.

  
2. Alat perekam:


a) Tape recorder yaitu alat yang digunakan untuk melatih pendengaran, percakapan dalam bahasa asing serta untuk mendikte percepatan stenografi dan dapat digunakan sebagai alat perekam suara dengan menggunakan pita kaset.

  
b) Dictaphone yaitu alat yang dapat dipergunakan sebagai alat perekam dan memperdengarkan kembali suara dan mesin ini dapat mendekteksi asal telepon lama pemakaian dan nomor yang dihubungi

 
c) Transcriber yaitu alat yang digunakan untuk mengambil/melatinkan hasil rekaman dalam mesin ini ada tombol yang dinamakan dengan control reverse time yang gunanya untuk menentukan panjang pendeknya atau banyak sedikitnya kata yang harus diulang secara otomatis pada waktu dilakukan pelatinan (transcribing)

 
3. Faktor Pertimbangan


Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan pembelian Mesin-Mesin Kantor:

 
a) Sifat pekerjaan kantor


Suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara efisien dengan bantuan mesin/alat apakah dengan mesin yang ada pekerjaan itu bisa dilaksanakan dengan lebih baik dengan analisa yang hati-hati sebelum pembelian peralatan kantor sangat diperlukan untu menghindari dari sifat pemborosan


b) Benar dibutuhkan


Kebutuhan yang memdesak seorang pimpinan kantor yang efisien tidak akan tergesa-gesa membeli hanya karena alasan mesin tersebut modern dan tidak ketinggalan jaman. Namun demikian harus yakin apakah mesin tersebut benar-benar akan membantu dalam mempercepat pekerjaan dan hasilnya lebih baikapa tidak


c) Jumlah dan nilai waktu yang dihemat


Dengan mesin tesebut waktu dapat dihemat, Apakah setelah mesin tersebut bekerja penuh maka seluruh waktu dapat dihemat baik dalam jumlah maupun nilainya? Dan apakah dari penghematan waktu tersebut dapat digunakan untuk pekerjaan kantor yang lain lebih produktif? Jika waktu yang dihemat tersebut tidak menimbulkan manfaat maka pembelian mesin merupakan pemborosan. Nilai ekonomis pembelian mesin-mesin kantor dapat diperhatikan sebagai berikut:



d) Fleksibilitas penggunaan


Mesin Tersebut dapat digunakan secara fleksibel bila menurut pertimbangan mesin itu dapat dioperasikan secara efektif pada beberapa jenis pekerjaan di dalam kantor, maka alas an pembelian itu menjadi lebih kuat.

 
e) Harga dan investasi


Keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang dicapai dari mesin tersebut, Harga disini bukan hanya masalah berapa uang yang semestinya dibayar guna mendapatkan mesin itu pada saat pembelian, tetapi lebih ditekankan pada manfaat yang akan diperoleh dari mesin tersebut dalam penyelesaian pekerjaan kantor


f) Kapasitas mutu


Kemampuan Mesin untuk menyelesaikan pekerjaan, kemampuan mesin mutu daya tahan, kapasitas serta kemungkinan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

 
g) Nilai Keindahan


Keindahan/kerapian pekerjaan yang dibantu dengan mesin, Hal yang sifatnya subyektif itu tidak dapat dielakkan lagi sebagai suatu sumber yang menarik dan jelas akan membawa keuntungan tersendiri bagi kantor secara keseluruhan. Seleksi akan bentuk dan warna mesin yang serasi dengan ruangan tertentu menjadi salah satu pertimbangan penting bagi pimpinan kantor. Mesin jangan hanya dipandang sebagai suatu alat phisik yang dapat membantu menyelesaikan pekerjaan, tetapi juga sebagai suatu motivasi mental yang dapat mendorong para pegawai bersikap positif dan kooperatif dalam melaksanakan tugasnya.

 
h) Preferensi karyawan


Mesin tersebut tidak menggantikan para pegawai, tetapi membantu, Sebelum pembelian mesin kantor tersebut maka seorang pimpinan kantor perlu memberikan pengertian dan pemahaman kepada para pegawai kantor bahwa kehadiran mesin tersebut bukan sebagai pengganti pegawai sehingga mereka merasa bebas tugas karena telah ada mesin tetapi merupakan partner kerja kita dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Dengan demikian akan menimbulkan gairah menggunakan alat tersebut semaksimal mungkin dengan pemeliharaan yang baik.


i) Pengaruh atas kebutuhan karyawan


Penempatan mesin di dalam kantor akan membawa keperluan baru bagi karyawan yang bertalian dengan jumlah karyawan dan tingkat keahlian mereka

 
j) Ramalan dan volume pekerjaan


Pembelian mesin jangan hanya karena kebutuhan sesaat tetapi juga perlu dipertimbangkan untuk kebutuhan jangka panjang


k) Mutu pekerjaan


Dengan menggunakan mesin maka akan diperoleh mutu pekerjaan yang lebih baik misalnya maslah ketelitian, kerapian, kecepatan kerja dan keindahan bentuk hasil pekerjaan dibandingkan dengan kerja dengan tangan manusia.

 
l) Kebutuhan akan tembusan/file/arsip

Adanya kebutuhan tembusan atau duplikat suatu dokumen akan lebih mudah dibuat kalau menggunakan mesin.
 

2 komentar:

aryadevi mengatakan...

selamat berkreatifitas zaholics.. dan semangat selalu.

cihuey zaholics mengatakan...

ya...trimakasih............